Dominuus - Administração de Condomínios

O presente trabalho faz uma abordagem teórico-científica sobre empresas familiares, comunicação interna, comunicação dirigida, comunicação externa e as estratégias de fortalecimento da imagem na Dominuus Assessoria e Consultoria em Condomínio, atuante no mercado de assessoria jurídica e administrativo de condomínio em toda grande Belo Horizonte.

Foi realizado um diagnóstico da empresa através de briefing com os acionistas e posteriormente uma pesquisa quantitativa de cunho interno. A partir dos dados coletados foram criadas propostas estratégicas de fortalecimento da empresa junto aos seus públicos. As ações foram centradas nos colaboradores, clientes e clientes em potenciais da Dominuus, com o objetivo de melhorar o relacionamento interno, fidelizar e conquistar clientes.

A organização conseguiu reformular sua estrutura interna e percebeu a importância de um setor de comunicação e das ações do profissional de Relações Públicas para o bom funcionamento da Dominuus.

Palavras – chave: Relações Públicas. Imagem. Comunicação. Empresas familiares.

Objetivo Geral: desenvolver um plano de ações de comunicação que atenderão ao foco do problema, equacionando os resultados que foram pesquisados no âmbito da comunicação interna, bem como analisar o fluxo da comunicação no processo organizacional da Dominnus.

O Projeto insere-se dentro da linha de pesquisa: Comunicação Interna e Externa, Imagem e Empresas Familiares, já que suas bases relacionam-se diretamente à construção de conceitos de fixação, identidade de marca, relacionamento externo e interno com clientes e colaboradores.

No caso da Dominuus isso se torna ainda mais explícito, a partir do momento que a empresa assume o cunho familiar e as possíveis conseqüências que esse tipo de relacionamento interfere diretamente no bom funcionamento da mesma. A partir disso, se percebe a importância de se trabalhar os relacionamentos e suas interfaces dentro da organização.

Ao se levantar historicamente a necessidade que existe da organização organizacional principalmente os resultados que consegue-se a longe e médio prazo, nota-se a necessidade de investir em comunicação de uma maneira global, que está relacionado com todas as áreas e públicos da empresa.

No que se refere às condições para viabilizar a pesquisa, houve receptividade por parte da direção da Dominuus em investir na mesma. Fácil acesso ás fontes de informação e apoio por parte dos principais envolvidos, principalmente de principais clientes e do corpo funcional.

Como a Dominuus procura se estabelecer no mercado de administração de condomínios é necessário um investimento em pesquisas e projetos que visam buscar melhoras e responder a questionamentos muitas vezes já levantados. Em sentido amplo acreditamos ser de grande relevância a produção de pesquisas que reflitam sobre a temática da comunicação em empresas familiares, uma vez que o tema é importante e desperta interesse em cientistas e pesquisadores, tanto da área de administração quanto de comunicação.

A principal importância da metodologia é não tornar o trabalho confuso, difícil e penoso. Pois, ao se elaborar um projeto de pesquisa, deve-se planejar de forma a organizar a ação, não fazendo do mesmo uma improvisação, evitando insatisfações. Segundo Rudio (1997, p.14) “a pesquisa não é uma atividade feita ao acaso, porque todo trabalho criativo, pede o emprego de procedimentos e disciplinas determinadas”.

A pesquisa proporciona elementos para melhoria contínua, participação efetiva das pessoas, contribuição na inovação da criatividade, projetos multifuncionais e trabalho em equipe, são alguns dos fatores que garantem ou não o crescimento da satisfação empresarial.

Os tipos de pesquisa utilizados no projeto foram à bibliográfica e a de campo.

A pesquisa bibliográfica é o conjunto de materiais escritos, gravados, que já foram publicados e elaborados por outros autores. Servem para adquirir raciocínio e conclusão, ajudam a estabelecer o conjunto de conhecimentos necessários ao se dissertar sobre um fato. Santos (2002, p.29) afirma que “constitui-se uma preciosa fonte de informações, com dados já organizados e analisados, como informações e idéias prontas”. A pesquisa com base bibliográfica deve ser o principal recurso no processo da busca científica por informação.

Para fortalecer e garantir a credibilidade deste projeto optou-se por referências bibliográficas cujos autores são referências no estudo, tanto da área administrativa quanto de comunicação. Dentre eles, pode-se citar: Margarida Kroling Kunsch, Eva Maria Lakatos, Marina de Andrade Marconi, Franz Victor Rudio, Antônio Raimundo dos Santos, Fábio França, Sidnéia Gomes Freitas, Francisco Have e Philip Kotler, entre outros. Atendendo aos objetivos do projeto, foram utilizados também sites da internet para pesquisa de dados e levantamento de informações. As palavras-chave utilizadas foram: Administradoras de condomínios em Belo Horizonte, conservadoras em Belo Horizonte, o mercado de condomínios em Belo Horizonte, diagnóstico, estrutura organizacional, fluxograma, organograma, função comunicação, função marketing, função finanças, função de recursos humanos, relação do governo com administradoras de condomínios, história do crescimento das cidades, comunicação, pesquisa e o site http://www.ecoservice.srv.br/.

Conforme Lakatos e Marconi (1991, p.183) “a pesquisa bibliográfica não é mera repetição do que foi dito ou escrito sobre certo assunto, mas propicia o exame de um tema, assunto, sobre novo enfoque ou abordagem, chegando a conclusões inovadoras”. Por isso, a importância desse tipo de pesquisa bibliográfica.

As ações de comunicação se destinam aos públicos interno, externo e misto da Dominuus. Têm como referência análises feitas no diagnóstico inicial, na reunião de apresentação dos resultados da pesquisa interna e nas observações do mercado de administração de condomínio, tanto em âmbito nacional quanto regional.

A estratégia das ações de comunicação indica o caminho para chegar aos resultados previstos. Isso porque para atingir os objetivos é preciso haver uma estratégia própria a ser definida.

O planejamento estratégico é um processo gerencial que possibilita aos acionistas estabelecerem rumos, com o objetivo de se obter um nível de otimização na relação da empresa com seu mercado de atuação. Rego (1986, p.117) acrescenta:

Escolher os alvos, pesquisar as necessidades, identificar pontos fortes e fracos, estabelecer canais adequados e momentos apropriados são alguns aspectos vitais de um planejamento estratégico da comunicação empresarial. Esses ajustes darão aos programas mais racionalidade e objetividade, se traduzirão pela maior economia de custos e redundarão em resultados mais palpáveis e imediatos.

A partir das palavras do autor, percebe-se como é importante a análise antecipada dos dados, para obter informações fidedignas e para que o plano de comunicação seja eficaz a fim de detectar e solucionar o ponto de conflitos da organização, dando qualidade à comunicação empresarial.

O plano de comunicação foi dividido em três etapas. A primeira consiste nas ações internas, que visam solucionar problemas com os colaboradores, relacionamento, fluxo de informação e canais de informação. A segunda relaciona-se às ações mistas, que têm como público alvo, os clientes internos e externos. Em terceiro lugar, estão as ações exclusivamente externas, que objetivam atender às necessidades dos clientes e criar canais e veículos para fidelizá-los.

Criar um canal de integração e comunicação para os funcionários, com informações da empresa voltadas para o universo dos colaboradores. O instrumento utilizado será um quadro mural, pois é um veículo que centraliza as informações em um só local e permite que todos tenham acesso à mesma informação sem gerar ruídos e interpretação dúbia.

No dia 16 de novembro de 2007, foi realizada uma reunião com todos os membros da Dominuus, em que foi apresentado o jornal mural, explicada a sua importância como canal de comunicação interna e direto voltada para o universo da empresa.

Todos se mostraram bem receptivos a essa nova ação. Algumas matérias também foram apresentadas e elogiadas pelas pessoas que as leram.

Integrar os funcionários, com temas que possam ajudar a melhorar o clima organizacional.

No dia 25 de outubro de 2007, realizou-se o primeiro conjunto de ações internas e mistas, quais sejam: Integre-se, Bom dia Dominuus, Fala Dominuus, Sua opinião é nossa idéia, Missão, Visão de Futuro e Valores.

Contou-se com a participação do professor do Centro Universitário Newton Paiva, Geraldo Vivas, que ministrou uma palestra sobre mudança organizacional, ampliando a visão dos acionistas e funcionários sobre os benefícios que uma boa mudança traz para o crescimento das organizações.

Segundo Vivas: "No mundo atual extremamente complexo e dinâmico, as organizações necessitam adaptar-se continuamente às novas situações se desejam sobreviver e prosperar".

Após a palestra, houve um cofee break e, logo depois, foram apresentados a missão, a visão de futuro e os valores da empresa, quando foi explicada a importância de se entender o papel que cada um desempenha na organização. Ainda foi demonstrada a situação prevista para o futuro da Dominuus, o caminho que ela deseja seguir e as oportunidades futuras. Mostrou-se, também, quais os valores que os colaboradores devem assumir para o sucesso da mesma, criando-se, assim, a cultura organizacional.

No mesmo dia, foi apresentada, aos mesmos, a caixa de sugestões para as estratégias “Sua opinião é nossa idéia” e “Fala Dominuus”. Foi explicado que esse canal de informação contribuirá para o fluxo de comunicação entre colaboradores e acionistas.

Para Miete Mello acionista: “A Palestra do Geraldo Vivaz foi bem abrangente, ele trouxe conceitos não só para o funcionário, mas para qualquer pessoa que esteja ou não em fase de mudança e crescimento, é imensurável a necessidade que tínhamos dela”.

Repassar aos funcionários um posicionamento do grau de satisfação das tarefas executadas pelos mesmos, durante um determinado período de tempo.

A ação iniciou-se com um cartazete que questionava a todos da empresa se estavam, realmente, preparados para mudanças. Isso despertou a curiosidade dos colaboradores e o interesse em participar da nova fase da empresa.

A padaria Bão Pão doou as bebidas (sucos, refrigerantes e água) para o coffe break.

Proporcionar aos colaboradores, por meio da ginástica laboral, um ambiente e qualidade de vida no trabalho mais saudável.

No dia 08 de novembro de 2007, a fisioterapeuta Érica Miranda foi à Dominuus e realizou uma palestra sobre a importância da ginástica laboral, organização e postura para a qualidade de vida no trabalho e, conseqüentemente, para o bom funcionamento da empresa. Após a palestra, ela passou alguns exercícios e demonstrou como cada gesto e movimento ajudam a melhorar postura e qualidade de vida. Todos que participaram aprovaram a iniciativa e pediram para que a ginástica se torne constante na Dominuus.

A acionista Miete Mello afirma que: “O trabalho de relaxamento contribuiu para renovar forças e realimentar o intelecto”.

Criar sistema de gestão para minimizar gastos e otimizar os serviços, além de criar um canal de comunicação entre colaboradores e acionistas, por meio do qual, serão feitas reclamações e sugestões sobre o que deve ser melhorado dentro da organização. A melhor idéia será colocada em prática e o colaborador será premiado, com um jantar ou bonificação, segundo a disponibilidade da empresa.

Para a validação da ação, criaram-se dois símbolos: uma lâmpada para “Sua opinião é nossa idéia” - que visa estimular a participação dos funcionários e sua criatividade - e o megafone para “Fala Dominuus” – em que o colaborador fará criticas ou elogios à empresa. No dia 25 de outubro de 2007, foram realizadas as ações e o resultado foi bastante positivo, já que os colaboradores perceberam que agora possuem um canal de comunicação direto para exporem suas idéias.

Dênio Gonçalves acionista: “É parte da integração entre os colaboradores internos e a estrutura gerência da empresa, é mais um meio de comunicação.”

Conscientizar todos os funcionários da empresa sobre a importância da educação ambiental, com recursos e técnicas que lhes possibilitem praticar a coleta seletiva.

No dia 16 de novembro de 2007, realizou-se, na Dominuus, a coleta seletiva. Esta ação contou com a parceria da Loja do Síndico que doou as lixeiras para a empresa.

Foram implementadas as lixeiras da coleta seletiva e entregue a todos uma cartilha que explica a importância da coleta, como se recicla, além de informar quanto tempo alguns materiais e produtos demoram a se decompor no meio ambiente.

Ainda o acionista Dênio Gonçalves afirma que: “ Devemos cuida melhor do nosso planeta, ele é nosso habitat, a ação é importante e necessária”.

Disponibilizar aos colaboradores informações diversas sobre a empresa, tais como: história, missão, visão de futuro, valores, compromisso, informações institucionais, criando mais um canal de comunicação, o aumento do fluxo de informação entre gerência e funcionários.

Uma das maiores necessidades da empresa é ter estabelecidas a missão e a visão. Como a Dominuus não dispõe de missão e visão, estas serão criadas para que os colaboradores e a empresa saibam onde querem chegar no mercado de administração de condomínios em que atuam e quais o papel e o espaço que possuem neste mercado.

Por meio de briefings realizados na Dominuus, foi detectada que a mesma não possuía missão, visão de futuro e valores. Depois de feito o diagnóstico com a equipe de Relações Públicas, acionistas e gerência, elaborou-se, de forma clara e concisa, a identidade da empresa.

Para apresentar a identidade da organização, foram criados três cartões com a missão, visão de futuro e valores. Cada membro da Dominuus recebeu um cartão. A seguir, serão especificados cada um dos conceitos desenvolvidos:

No dia 25 de outubro de 2007 foi implementada a ação a missão, visão de futuro e valores da Dominuus foram bem aceitas por todos da empresa.

Utilizar o vídeo institucional como recurso para apresentar ao funcionário a empresa em que ele trabalha, ressaltando missão, visão, valores, negócio, desde a fundação da mesma até os dias atuais. Tal estratégia é importante também para trabalhar indiretamente com o público externo, fidelizando os clientes e buscando se firmar no mercado.

Para a execução do vídeo institucional, foram marcadas datas no NP4 para captar, mapear e editar as imagens e gravar o áudio.

O vídeo teve a participação da professora Tânia Miranda - que avaliou o roteiro e sugeriu algumas adaptações - e de Marcelo Gomes, aluno do oitavo período de Publicidade e Propaganda, que gravou o áudio do vídeo.

Todos da empresa colaboraram para as filmagens. Os acionistas se colocaram em inteira disposição e disponibilizaram veículos para locomoção da equipe, quando necessário.

O vídeo é de suma importância para a Dominuus, pois será utilizado em feiras, em cursos ministrados pelos acionistas da empresa e na captação de novos clientes.

Através de parceria com o Centro Universitário Newton Paiva, o Vídeo Institucional foi realizado sem custo para a Dominuus.

Criar uniformes e crachás para uma melhor identificação da imagem da empresa perante o público externo e, em especial, clientes potenciais. O objetivo principal é fortalecer a identidade visual da organização.

Para Fernanda Penido estagiária setor administrativo: “ Os uniformes e crachás ajudam na melhoram da imagem, passam coisas positivas para os clientes, da um idéia de seriedade, transparência e organização.”

Integrar a empresa com os clientes, demonstrar preocupação e interesse por eles e, desta forma, criar mais um canal de fidelização. Outro objetivo é estreitar laços entre os acionistas e os colaboradores. No final do ano de 2007, será organizado um evento, com foco na integração da equipe e na conscientização da responsabilidade social e ecológica de todos.

Modificar o slogan da empresa que está no site, para uma linguagem que represente realmente as características da instituição e reforce a visão, a missão e os valores.

Após avaliar o antigo slogan – “Dominuus Assessoria e Consultoria criada para você que precisa de ajuda” -, no site da empresa, percebeu-se que ele não transmitia aos clientes o real negócio da empresa e a forma como esta desejava ser percebida no mercado.

Por meio de briefings realizados com os acionistas e a gerência e, ainda, levando-se em conta o estudo da importância do slogan em uma logomarca, elaborou-se o seguinte slogan:

Reestruturar o spot existente e readequá-lo para ser utilizado como chamada em espera.

Após avaliar o antigo spot da Dominuus e realizar um briefing com os acionistas, percebeu-se a importância de reestruturá-lo a fim de utilizá-lo como chamada em espera.

A realização saiu se custo para a empresa, através de parceria com o Centro Universitário Newton Paiva.

O informativo foi muito aceito por todos da empresa, além, dos clientes da Dominuus.

A pesquisa de marketing por ser um estudo abrangente e ter um novo objeto de estudo não poderá ser realizada no momento. Para realização da pesquisa de marketing é necessário uma equipe ou profissional de marketing para dar o norte e executar a pesquisa.

Melhorar o espaço estrutural do site por meio de um planejamento para apresentar a organização para os seus públicos, além de adaptar as ferramentas de comunicação já existentes e inserir outras, de maneira clara e objetiva.

O novo site da Dominuus apresenta um layout mais interessante. Sua reconstrução encontra-se em andamento a data da redação deste item, com o término programado para final de dezembro de 2007.

Criar mais um canal de fidelização para o cliente, por meio de reclamações e sugestões. A criação do SAC (Serviço de Apoio ao Cliente) será um canal aberto de comunicação com os clientes. Funcionará, também, para propiciar um feedback para os colaboradores e acionistas sobre a qualidade do atendimento da Dominuus.

LAKATOS, Eva Maria; MARCONE, Maria de Andrade. Metodologia do Trabalho Científico. 4 ed. São Paulo: Atlas, 1991. 214 p

REGO. Francisco Gaudêncio Torquato do. Comunicação empresarial: comunicação institucional. São Paulo: Summus, 1986. 182 p.

RUDIO, Franz Victor. Introdução ao Projeto de Pesquisa Científica. 9 ed. Petrópolis: Vozes, 1997. 120 p.

SANTOS, Antônio Raimundo dos. Metodologia Científica: a construção do conhecimento. 5 ed. Rio de Janeiro: DP&A, 2002. 162 p.

ECO SERVICE- Disponível em: <http://www.ecoservice.srv.br/>. Acesso
em: 05 abr. 2007.

[5] Trabalho submetido ao XIII Intercom, na categoria Relações Públicas, modalidade Comunicação Organizacional, Relações Públicas e Propaganda, como representante da Região Sudeste.

[6] Estudante do 8º. Semestre do Curso de Relações Públicas do Centro Universitário Newton Paiva, email: daniellenardin@yahoo.com.br

[7] Estudante do 8º. Semestre do Curso de Relações Públicas do Centro Universitário Newton Paiva, email: bianefbg@hotmail.com

[8]Aluna líder do grupo e estudante do 8º. Semestre do Curso de Relações Públicas do Centro Universitário Newton Paiva, email: stephanne_rp@yahoo.com.br.

[9] Orientador do trabalho. Professor do Curso de Relações Públicas do Centro Universitário Newton Paiva, email: pedrobaggio@yahoo.com.br.